Published 13 Settembre 2022 - in General

Come essere veloci ed efficaci nel lavoro: alcuni consigli da seguire

Come essere più veloci e produttivi nel lavoro da casa e in ufficio: 7 consigli

Tutti i lavoratori, indipendentemente dal settore, dal ruolo e dal livello di esperienza, hanno un obiettivo: portare a termine il lavoro in maniera efficace nel minor tempo possibile.

Sebbene esistano altre motivazioni (dalla realizzazione personale alla genuina passione per ciò che si fa), la maggior parte delle persone lavora per vivere al meglio la sua vita. Ecco dunque che, se la propria occupazione è principalmente il mezzo per raggiungere un fine, capire come aumentare la produttività e come essere veloci nel lavoro diventa indispensabile.

1. Conoscere i tuoi punti di forza e di debolezza

Se vuoi lavorare più velocemente, devi capire quali sono i tuoi punti forti e quali i punti deboli: questo ti aiuterà a dare priorità alle attività e a gestire il tempo in modo appropriato. Riserva i compiti che ti sono più congeniali alla fine della giornata, quando il cervello è stanco e non è propenso ad affrontare nuove sfide. Le mansioni che ti risultano più difficili, se non puoi delegarle a qualcuno, mettile in cima alla lista di cose da fare: non procrastinare ti farà risparmiare tempo.

2. Eliminare le distrazioni

Per dare il massimo sul lavoro, è fondamentale evitare le distrazioni. Per almeno due-tre ore, o per l’intera durata del compito che stai svolgendo, chiudi la porta del tuo ufficio o della stanza nella quale lavori: le continue interruzioni, sia da parte dei colleghi che dei familiari, sono un ostacolo alla produttività. Nel momento della giornata in cui ti senti più produttivo, inoltre, spegni o metti in silenzioso il telefono e disattiva le notifiche dei social media. In questo modo, non interromperai continuamente il lavoro per guardare lo smartphone.

3. Non cadere nell’inganno del multitasking

Il multitasking è l’ultimo inganno della produttività. A spiegarlo sono i numerosi studi, ma anche lo psicologo americano Guy Winch (fonte: Forbes): il compito che si sta svolgendo occupa la quasi totalità delle proprie energie, lasciando spazio ad altre attività solo se meccaniche (come camminare o masticare). Passare in continuazione da una mansione all’altra diminuisce la produttività in quanto rovina l’attenzione. È dunque consigliabile svolgere un solo compito alla volta, per almeno 20 minuti, disattivando le notifiche delle e-mail e chiudendo le altre schede del browser.

4. Rendere le riunioni più produttive

Per aumentare la produttività, quando si svolge un ruolo di leadership, è importante pianificare le riunioni in modo intelligente. Molti meeting non sono necessari, e possono essere sostituiti dall’invio di e-mail dettagliate. Quando si trascorre gran parte del proprio tempo in riunioni fisiche o virtuali, vincono la stanchezza e la monotonia. Assicurati dunque di fissarle solo se necessario, dedicando loro un tempo di 15-45 minuti e assegnando a ciascuna un leader designato e un ordine del giorno ben definito.

5. Pianificare la giornata

Essere veloci sul lavoro significa saper organizzare la propria giornata. Ci sono persone che rendono meglio la mattina appena sveglie, altre la sera: personalizzare la giornata lavorativa tenendo conto dei momenti in cui riusciamo a performare di più è un ottimo punto di partenza. Le ore in cui si è più produttivi dovrebbero essere riservate ai compiti più complicati e impegnativi, le ore in cui le energie vengono meno, invece, dovrebbero essere dedicate ai compiti automatici e di routine.

Qui puoi trovare alcuni spunti utili per una miglior gestione del tempo

6. Stabilire una deadline per ciascun progetto

Secondo la Legge di Parkinson, più tempo si ha a disposizione per completare un determinato compito, più se ne impiega. Se non stabilisci una deadline per ciascun progetto, finirai dunque per utilizzare molto più tempo di quello realmente necessario al suo completamento. Fissare una data di scadenza predispone al giusto atteggiamento mentale, a patto di fissare un obiettivo temporale ragionevole e possibile.

7. Considerare il ritmo ultradiano

Mentre il giorno circadiano si compone di 24 ore, il ritmo ultradiano è un intervallo di 120 minuti così strutturati: 90 minuti in cui l’energia mentale è al massimo e 30 minuti in cui diminuisce. Per essere veloci al lavoro, è consigliabile dunque lavorare per 90 minuti senza distrazioni e poi – nei successivi 30 – dedicarsi a compiti meno impegnativi (come consultare e rispondere alle e-mail o fare una telefonata di lavoro). Tuttavia, mantenere alta la concentrazione per 90 minuti è difficile: in caso non si riuscisse, è possibile lavorare per 25 minuti e riposare poi per 5.