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INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Wyser S.r.l. (di seguito, “WYSER” o “Titolare”) Le fornisce, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”), le informazioni circa il trattamento dei Suoi dati personali conferiti per proporre la Sua candidatura in via spontanea (“Leader Community”) oppure in risposta ad uno specifico annuncio (“Progetti aperti”) per posizioni lavorative presso società clienti di WYSER o, eventualmente, direttamente presso WYSER.

  1. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

    Perché vengono trattati i Suoi dati personali? Qual è la condizione che rende lecito il trattamento? Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati personali?
    a) Per finalità di ricerca e selezione del personale e, in particolare, per valutare la Sua candidatura. Resta inteso che, nel caso in cui Lei si sia candidato ad una posizione specifica, il Suo profilo sarà tenuto in considerazione anche per eventuali ulteriori posizioni aperte per le quali il Suo profilo è ritenuto idoneo. L’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta e, in caso di conferimento di dati “sensibili” (ossia categorie particolari di dati, quali i dati relativi allo stato di salute), altresì per adempiere agli obblighi ed esercitare i diritti del Titolare o dell’interessato previsti dalla normativa applicabile in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, o da contratti collettivi ai sensi dell’art. 9.2, lett. b) del GDPR. Il trattamento dei suoi dati per finalità di selezione candidati per ulteriori posizioni rispetto a quella per cui si è candidato, è basato sul legittimo interesse del Titolare o di terzi (ritenuto prevalente rispetto agli intessi, diritti e le libertà degli interessati, tenuto conto che i dati sono stati raccolti nell’ambito di una relazione in cui gli interessati possono ragionevolmente attendersi un tale trattamento). Nel caso di candidatura “spontanea” (autocandidatura) per 30 mesi dal conferimento dei dati o dal loro aggiornamento. Nel caso di candidatura ad una posizione specifica, per tutta la durata dell’iter di selezione e, in ogni caso, per 30 mesi successivi al conferimento dei dati per future selezioni. Resta inteso che Lei può in ogni momento opporsi al trattamento ai sensi dell’art. 21.1 del GDPR, come meglio indicato nel par. 6.
    b) Per la realizzazione da parte di Wyser di colloqui di selezione audio/video registrati e per l’eventuale condivisione di tale materiale audio/video con le società clienti. Il Suo consenso specifico per ciascuna finalità. Resta inteso che il mancato rilascio del consenso non pregiudica il processo di selezione.
    c) Per il tracciamento del Suo comportamento durante il colloquio (a distanza od in loco) tramite un sistema di intelligenza artificiale che rileva le caratteristiche della Sua personalità, al fine di agevolare il processo di selezione. Il trattamento delle Sue caratteristiche fisiche e comportamentali non è quindi finalizzato alla Sua identificazione. Trova le ulteriori informazioni su tale trattamento in apposita informativa in calce alla presente.
    d) Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria. Il legittimo interesse del Titolare e, in caso di conferimento di dati “sensibili”, in particolare, la necessità di accertare, esercitare e/o difendere un diritto in sede giudiziaria ex art. 9.2, lett. f) del GDPR. Per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione
    e) Per l’invio di comunicazioni informative e promozionali relative ad eventi e/o convegni organizzati da Wyser, sia con modalità di contatto tradizionali (posta cartacea, chiamate tramite operatore) che con modalità di contatto automatizzate (posta elettronica, sms, sistemi di instant messaging). Il Suo consenso. Per 30 mesi.
    Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le tempistiche tecniche di cancellazione e backup.
  2. CATEGORIE E FONTE DEI DATI
    1. Wyser tratta dati “comuni” (nome, cognome, data di nascita, residenza, indirizzo di posta elettronica e contatti telefonici, titolo di studio, esperienze lavorative, ecc.), nonché ogni altro dato da Lei inserito nella documentazione (curriculum vitae lettera di presentazione, ecc.) e/o acquisita in sede di colloquio (immagine, voce, ecc.), ivi inclusi i dati “sensibili” (es. appartenenza a categorie protette), se necessari e pertinenti per l’instaurazione del rapporto di lavoro. Questi ultimi sono trattati dal Titolare in conformità al Provvedimento recante le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 21, comma 1 del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – Prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro (aut. gen. n. 1/2016) dell’Autorità
    2. I dati possono essere raccolti presso l’interessato – quindi da Lei direttamente forniti attraverso i canali dedicati (sito internet di Wyser dedicato a tal fine, e-mail, colloquio) – o presso terzi (es. altre società del gruppo) oppure tramite social network professionali (es. Linkedin).

  3. NECESSITA’ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
    1. Il conferimento dei dati personali contrassegnati con asterisco nel form per la candidatura sul sito di Wyser è necessario ai fini della selezione del personale.
    2. Resta ferma la Sua libertà di non prestare il consenso alle finalità indicate al par. 1) lett. b), c) ed e), senza incorrere in alcuna conseguenza negativa rispetto al processo di selezione.

  4. DESTINATARI DEI DATI
    1. I Suoi dati personali (compreso il materiale audio/video di cui al precedente par. 1, lett. c), in caso di Suo consenso) possono essere comunicati da Wyser a società o enti clienti che li tratteranno in qualità di titolari autonomi.
    2. I Suoi dati personali possono essere altresì trattati, per conto di Wyser, da soggetti esterni, designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28.3 del GDPR, che forniscono a Wyser servizi funzionali al raggiungimento delle finalità sopra indicate, quali: servizi di gestione e manutenzione del sito, servizi di gestione e manutenzione del database dei candidati, servizi di comunicazione, servizi di video-conferenza.

  5. TRASFERIMENTO DEI DATI EXTRA UE
    1. I dati potranno essere trasferiti a soggetti stabiliti al di fuori dell’Unione Europea nella misura in cui tale trasferimento sia necessario ai fini della selezione di personale da inserire presso società clienti stabilite in “paesi terzi”. In questo caso, si applica la deroga di cui all’art. 49.1, lett. b del GDPR, ossia la necessità del trasferimento per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato.
    2. Al di fuori delle ipotesi di cui al capoverso precedente, nel caso in cui Wyser trasferisse i dati personali in paesi terzi che non sono stati ritenuti adeguati dalla Commissione Europea, la stessa ricorrerà ai meccanismi di cui all’art. 46 del GDPR, compresa, se necessario, l’implementazione di misure supplementari per innalzare il livello di protezione dei dati trasferiti.
    3. È possibile ottenere maggiori informazioni circa i paesi terzi in cui i dati sono trasferiti, l’esistenza o meno di una decisione di adeguatezza o le garanzie adeguate utilizzate e circa le modalità con cui i relativi documenti possono essere ottenuti contattando il Titolare all’indirizzo e-mail it.privacy@wyser-search.com.

  6. DIRITTI DELL’INTERESSATO
    1. Agli interessati, ossia le persone fisiche a cui si riferiscono i dati personali, sono riconosciuti i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR, laddove applicabili.
    2. In particolare, gli interessati possono chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, l’accesso agli stessi ed alle informazioni di cui all’art. 15, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, nonché la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR.
    3. Gli interessati hanno il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati necessario per il perseguimento legittimo dell’interesse del Titolare.
    4. Gli interessati, inoltre, nel caso in cui siano presenti le condizioni per l’esercizio del diritto alla portabilità di cui all’art. 20 del GDPR, hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti al Titolare, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti.
    5. Gli interessati hanno in qualsiasi momento il diritto di revocare il consenso prestato e di opporsi al trattamento dei dati trattati per finalità di marketing diretto. Resta ferma la possibilità per l’interessato che preferisca essere contattato per finalità di marketing esclusivamente tramite modalità tradizionali di manifestare la sua opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.
    6. Tali diritti possono essere esercitati scrivendo all’indirizzo indicato al successivo par. 6 oppure al seguente indirizzo e-mail: it.privacy@wyser-search.com
    7. Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (in particolare nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione).

  7. IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
    1. Titolare del trattamento dei dati personali è Wyser S.r.l., c.f. 07565260960, con sede in Milano, Piazza IV Novembre 5.

  8. DATI DI CONTATTO DEL DATA PROTECTION OFFICER (c.d. DPO)
    1. Il DPO è contattabile ai seguenti recapiti: Piazza IV Novembre n. 5, 20124 Milano all’attenzione del Data Protection Officer, oppure tramite posta elettronica a dpo@gigroup.com.

ULTERIORI INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO TRAMITE IL SISTEMA DI INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Wyser Le fornisce le ulteriori informazioni riguardanti il trattamento dei Suoi dati personali qualora abbia deciso, nell’ambito dell’iter di selezione effettuato da Wyser, di sottoporsi ad un processo automatizzato di profilazione tramite un sistema di intelligenza artificiale (di seguito, “Sistema IA”).

Finalità, base giuridica e tempo di conservazione dei dati sono specificati nell’informativa sopra riportata, al par. 1, lett. c).

COME FUNZIONA IL SISTEMA IA

LE FASI DEL PROCESSO

  1. Il colloquio, realizzato di persona oppure a distanza tramite apposito portale di video-conferenza, sarà video-registrato dall’operatore di Wyser.
  2. Tale materiale video sarà trasmesso – tramite apposite API (Application Programming Interface che consentono a due applicativi differenti di interagire in modo più versatile e sicuro) – al fornitore del Sistema IA (di seguito, “Fornitore”), abbinato non al Suo nome e cognome, ma ad un codice ID.
  3. Il Fornitore verifica che il materiale video sia idoneo e, in caso affermativo, lo analizza utilizzando il Sistema IA, come meglio specificato nel prossimo punto II “La logica del Sistema IA”; altrimenti (i) provvederà all’analisi con l’intervento di propri esperti senza l’uso del Sistema IA o (ii) laddove non sia possibile analizzare in alcun modo il materiale, ne darà avviso ad Wyser, la quale, a sua volta, La avviserà di tale circostanza.
  4. Il Fornitore invia ad Wyser un report contenente le risultanze dell’analisi di cui al punto precedente, e. una descrizione del Suo profilo (cfr. prossimo punto II “La logica del Sistema IA”).
  5. Wyser provvede alla condivisione di tale report con la società cliente presso cui è in corso la selezione, a meno che tale condivisione non sia più necessaria (ad es., perché Lei si è ritirato dalla selezione dopo il colloquio oppure la società cliente ha nel frattempo chiuso la posizione).

LA LOGICA DEL SISTEMA IA

Il Sistema IA analizzerà il Suo comportamento durante il colloquio – focalizzandosi, a titolo esemplificativo, su espressioni facciali, tono della voce, postura, padronanza di linguaggio – allo scopo di esaminare 5 caratteristiche (cd. big five personality traits) della Sua personalità:

  1. estroversione (socievolezza, vivacità, ecc.);
  2. “amicalità” (empatia, cordialità, ecc.);
  3. coscienziosità (disciplina, meticolosità, ecc.);
  4. stabilità emotiva (sicurezza di sé, capacità di controllare le emozioni, ecc.);
  5. apertura mentale (propensione al cambiamento, creatività, ecc.).

Il Sistema IA raccoglierà i risultati di tale analisi in un report in cui sono assegnati punteggi da 1 a 10 ai suddetti tratti di personalità e sono indicati, in modo sintetico, “punti di forza” ed “aree di miglioramento” del Suo profilo.

CHI TRATTA I SUOI DATI PERSONALI – TRASFERIMENTO DI DATI EXTRA UE

Il titolare del trattamento è Wyser S.r.l., la quale ricorre, come indicato sopra, al Fornitore, designato responsabile del trattamento tramite apposito accordo ai sensi dell’art. 28 del GDPR (data processing agreement, “DPA”) volto a garantire un’adeguata protezione dei dati personali; il Fornitore può a sua volta ricorrere a suoi sub-fornitori, a cui si è impegnata di imporre i medesimi obblighi in materia di protezione dei dati personali previsti dal DPA.

Essendo il Fornitore stabilito negli Stati Uniti, il trattamento de quo comporta il trasferimento dei Suoi dati personali in tale paese terzo (cioè, non appartenente all’Unione Europea). Di conseguenza, al DPA sono state allegate, quale garanzia adeguata, le clausole tipo di protezione dei dati (cd. SCC, ossia standard contractual clauses) adottate dalla Commissione Europea con la decisione 2021/914 del 4 giugno 2021, conformemente alle disposizioni di cui al Capo V del GDPR.

Come specificato al punto n. 5 delle “fasi del processo” (par. A, I) sopra), il report finale è trasmesso alla società cliente presso la quale è in corso la selezione, che tratterà i dati personali ivi contenuti in qualità di autonomo titolare del trattamento per la finalità di selezione di personale.

INESISTENZA DI UN PROCESSO DECISIONALE INTERAMENTE AUTOMATIZZATO

L’esito della selezione non dipende unicamente dalle risultanze dell’analisi svolta tramite il Sistema IA.

Difatti, tale analisi costituisce solo uno degli strumenti utilizzati da Wyser e dalla società cliente per la decisione finale, insieme al curriculum vitae ed alle altre informazioni da Lei fornite in sede di candidatura e in sede di colloquio stesso, nonché unitamente ad eventuali test/questionari da Lei effettuati.

Tant’è che la sottoposizione al trattamento in questione è del tutto facoltativa ed il mancato consenso non comporta alcuna conseguenza negativa.

L’intervento umano è continuo per tutte le fasi dell’iter di selezione, compresa quella di esame del report, attentamente valutato dagli operatori di Wyser e/o dai referenti della società cliente, anche in comparazione con quanto rilevato durante le altre fasi (es. durante il colloquio stesso o nella documentazione personale da Lei fornita).

Pertanto, il trattamento in questione non si risolve in un processo decisionale interamente automatizzato (art. 22 del GDPR), ma soltanto in un processo di profilazione (art. 4, n. 4 del GDPR: “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica”), le cui logiche sono descritte nel precedente par. A, II.

SICUREZZA DEI DATI

Wyser mette in atto garanzie, misure di sicurezza e meccanismi idonei ad assicurare la protezione dei dati personali, anche all’esito di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ex art. 35 del GDPR.