Metodo del Percorso Critico: uno strumento per i manager nella gestione di progetti complessi

La capacità di rispettare le tempistiche, ottimizzare le risorse e prevedere eventuali ostacoli è cruciale per il successo di un progetto. A tal scopo, il Metodo del Percorso Critico (Critical Path Method) si rivela uno strumento strategico. Pensato per i manager che devono gestire progetti complessi, con molteplici attività interconnesse, consente di identificare le attività critiche che determinano la durata minima del progetto, aiutando i responsabili a prendere decisioni basate su dati concreti per evitare ritardi, allocare in modo efficace le risorse e garantire che i progetti vengano completati secondo i piani prestabiliti.

Vediamo come funziona, nel dettaglio, il Metodo del Percorso Critico.

Cos’è il Metodo del Percorso Critico e perché è importante

Il Metodo del Percorso Critico è una modalità di gestione dei progetti che identifica la sequenza di attività che determinano il tempo minimo di completamento. A crearlo sono stati, negli anni Cinquanta, Morgan R. Walker di DuPont e James E. Kelley Jr. di Remington Rand.

Tra le tecniche di project management e gestione dei progetti, il Critical Path Method si concentra sulla sequenza più lunga di attività interdipendenti, definita “percorso critico”. I ritardi in qualsiasi attività sul percorso critico hanno un impatto diretto sull’intero ciclo di vita e sulla tempistica del progetto, motivo per cui è necessario monitorare attentamente e stabilire le priorità delle attività all’interno di tale sequenza. La comprensione del percorso critico aiuta i project manager a mitigare i potenziali rischi garantendo il completamento tempestivo del progetto.

Ideale per progetti costituiti da numerose attività che interagiscono in modo complesso, il Metodo del Percorso Critico si basa su cinque step fondamentali:

definire le attività e disporle in un elenco ordinato e sequenziato;
creare un diagramma di flusso o un altro diagramma del percorso critico che mostri ogni attività in relazione alle altre;
identificare le relazioni o i percorsi critici e non critici tra le attività;
determinare la data di fine prevista per ogni attività;
individuare o ideare alternative per i percorsi più critici.

L’ importanza del CPM è evidente: secondo le statistiche, infatti, il 72,5% dei project manager non riesce a rispettare la pianificazione del progetto concordata e oltre la metà (58,7%) non rispetta il budget stabilito. Le cause sono diverse: difficoltà nell’accedere ai dati del progetto oppure ad utilizzarli per migliorare le performance, ma anche la mancanza di sistemi e strumenti integrati. La conseguenza più importante, in caso di ritardo nello sviluppo di un prodotto o di un servizio, o nell’esecuzione delle operazioni IT, è la perdita economica (per esempio se un’azienda pianifica un guadagno di 20.000 euro a settimana, relativo a quel progetto, ogni settimana di ritardo significherebbe non percepire quel guadagno).

Le due metriche più comunemente utilizzate per misurare la liquidità sono il rapporto corrente e il rapporto rapido.

Come adottare il Metodo del Percorso Critico

Gestire i progetti può essere complicato perché bisogna considerare vari fattori, tra cui la definizione dell’avvio e della conclusione, le risorse richieste, il budget e le aspettative. Il Metodo del Percorso Critico è pensato per semplificare tutto questo, aiutando i project manager a destreggiarsi tra i diversi task così da concludere i progetti in tempo, con successo e nel miglior modo possibile.

Questo perché, identificando tutte le attività coinvolte in un piano di lavoro, ne determina l’importanza, considera il tempo minimo e massimo necessario al loro completamento e annota le dipendenze tra le diverse attività. Le informazioni vengono poi inserite in un grafico, per aiutare i manager ad avere una visione complessiva monitorando i progressi.

Il Metodo del Percorso Critico esamina dunque la sequenza di passaggi cruciali e interdipendenti che compongono un piano di lavoro dall’inizio alla fine, ma identifica anche le attività non critiche. Queste ultime hanno un certo margine di flessibilità temporale (detto “float” o “slack”), e possono essere spostate o ritardate entro certi limiti senza causare ritardi nel completamento del progetto.

Eseguibile manualmente o attraverso un software, il CPM si compone di alcuni passaggi fondamentali.

Elencare ogni attività

Il primo passo è creare un elenco delle attività o dei compiti che devono essere completati aggiungendo, se necessario, delle sotto attività.

Stabilire l’ordine

Una volta elencate le attività, va considerato quali dipendono dal completamento di un’altra, quali possono essere completate simultaneamente e quali devono essere eseguite in rapida successione.

Stimare il tempo necessario per ogni attività

Utilizzando calcoli ed esperienze precedenti è possibile determinare quanto tempo è probabile che ogni attività richieda. Un metodo particolarmente funzionale è quello di considerare gli scenari migliori e peggiori e la loro durata più probabile, così da calcolare la media ponderata.

Disegnare un diagramma

Per illustrare le attività del progetto in sequenza e la loro dipendenza reciproca è consigliabile creare un grafico CPM, che aiuterà a visualizzare come verrà completato il progetto. La cronologia, nel Metodo del Percorso Critico, viene generalmente espressa per mezzo del diagramma di Gantt o di grafici PERT. Il primo è una rappresentazione visiva della pianificazione del progetto e ne delinea attività, durate e dipendenze; i secondi stimano la durata del progetto considerando la natura probabilistica delle durate delle varie attività, tenendo conto di scenari ottimistici, più probabili e pessimistici.

Identificare il percorso critico

Il percorso critico è quello più lungo attraverso il diagramma del progetto: ogni attività al suo interno è cruciale, poiché un suo ritardo causerebbe lo slittamento del termine finale. Identificare il percorso critico, quindi, consente ai manager di concentrarsi sulle attività che non hanno margine di ritardo e richiedono quindi attenzione e monitoraggio.

Monitorare i progressi e intervenire

I grafici possono essere utilizzati per monitorare i progressi e dovrebbero essere aggiornati man mano che il progetto procede. Una volta completata un’attività, quindi, è necessario aggiornare il diagramma con il tempo impiegato. Queste modifiche si rifletteranno nel percorso critico e potenzialmente cambieranno il tempo di completamento stimato, così come le eventuali modifiche dovute a battute d’arresto, scadenze, budget, risorse e così via.

Con la sua capacità di identificare e monitorare le attività critiche, il Metodo del Percorso Critico consente di ottimizzare l’allocazione delle risorse, prevenire ritardi e mantenere il controllo sulle tempistiche di progetto. L’adozione di questo metodo supporta una gestione più precisa e strategica, permettendo quindi ai project manager di raggiungere i risultati attesi in modo efficiente e nei tempi stabiliti.