Come utilizzare in azienda la metodologia basata su OKR
La metodologia OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) è una metodologia collaborativa di definizione degli obiettivi, utilizzata per fissare traguardi stimolanti, ambiziosi e misurabili.
Si cominciò a parlare di Management by Objectives (MBO) nel 1954, grazie al libro “The Practice of Management” di Peter Drucker. Fu lui a teorizzare l’idea secondo cui un manager dovrebbe fissare un obiettivo e poi fidarsi del suo team, operando un processo di delega. Il concetto fu implementato da Andy Grove negli anni Settanta, quando era CEO di Intel. Anziché lasciare che fosse il manager a fissare gli obiettivi, comunicandoli ai dipendenti, Grave evidenziò la necessità che fossero gli stessi dipendenti a fissare i propri obiettivi, rispondendo a due domande: Dove voglio andare? Come capirò che ci sto arrivando?
Sul finire degli anni Novanta la metodologia OKR venne consacrata: la adottò in primis Google e successivamente aziende quali LinkedIn, GoPro, Spotify e Oracle.
Obiettivi e risultati, due concetti chiave
La metodologia OKR si compone di due elementi: obiettivi e risultati chiave.
Gli obiettivi sono ciò che si intende raggiungere. Sono concreti, orientati all’azione e (idealmente) stimolanti. Se adeguatamente progettati e implementati, combattono il pensiero confuso e riducono il rischio di un’esecuzione inefficace.
In genere, per scrivere un OKR, si comincia dall’obiettivo e si individuano 3-5 risultati chiave di supporto.
I risultati chiave sono specifici, ambiziosi, ma realistici, e dotati di un preciso orizzonte temporale. Soprattutto, sono misurabili e verificabili. Un risultato chiave viene raggiunto o meno: non c’è spazio per i dubbi. Al termine del periodo designato, in genere un trimestre, il manager o l’azienda effettua un controllo e individua quali risultati chiave sono stati raggiunti.
Se un obiettivo può essere di lunga durata, i risultati chiave si evolvono dunque con il procedere del lavoro. Una volta completati tutti, l’obiettivo è raggiunto.
I vantaggi dell’OKR per le aziende
La metodologia OKR ha effetti positivi su ogni aspetto della gestione aziendale:
- per quasi il 98% delle aziende, migliora la trasparenza in merito agli obiettivi e alle prestazioni (per il 90% migliora anche la comunicazione tra i team);
- aumenta la concentrazione dei lavoratori (74%);
- migliora la capacità dei team di definire le priorità (72%);
- migliora l’allineamento tra i diversi dipartimenti (51%).
Inoltre, le organizzazioni altamente allineate aumentano i ricavi più velocemente delle organizzazioni non allineate e sono il 72% più redditizie.
Sebbene possa essere funzionale in ogni fase della vita aziendale, l’OKR è particolarmente efficace durante le fasi di transizione. Secondo l’OKR Impact Report 2023 viene utilizzato dal 60% delle aziende che stanno attraversando cambiamenti e trasformazioni. Il motivo? L’83% delle imprese ritiene che abbia effetti positivi sull’organizzazione, specialmente in quelle fasi delicate e dinamiche in cui i risultati chiave possono fare la differenza.
Differenza tra OKR e MbO
Rispetto alla metodologia MbO, gli OKR sono più flessibili e creano meno ansia e stress nei collaboratori. Infatti, pongono il focus sul modo in cui vengono raggiunti gli obiettivi, non tanto sul raggiungimento in sé.
Con gli OKR, durante l’intero percorso, il dipendente ha l’opportunità di sentirsi parte attiva del processo in cui, è bene evidenziarlo, non c’è un fallimento, come invece avviene con la metodologia MbO. Inoltre, la metodologia OKR “allena” la fiducia tra manager e collaboratore poiché viene data a quest’ultimo piena autonomia e, allo stesso tempo, aumenta le possibilità di cooperazione dei team per il raggiungimento di un obiettivo aziendale
Da Google a LinkedIn: case history di successo
L’efficacia degli OKR è tale che anche le più grandi multinazionali ne fanno uso.
Google ha OKR pubblici e coordinati tra team e individui: ogni dipendente, ad ogni livello, può decidere come contribuire agli obiettivi aziendali.
Più che incrementali, gli obiettivi sono ambiziosi. In Google vige, infatti, la regola secondo cui gli obiettivi incrementali sono illusori: fanno credere che l’azienda sia al massimo del suo potenziale, e che non possa crescere oltre. Gli obiettivi ambiziosi, quando non raggiunti, ricordano invece che c’è sempre margine di miglioramento.
Gli OKR vengono stabiliti trimestralmente e sono accessibili attraverso strumenti quali Google Docs e fogli di calcolo. I risultati vengono valutati secondo una scala di colori (rosso, verde e giallo), mentre i risultati chiave vengono valutati con una scala da 1 a 10. Alla fine di ogni trimestre, i risultati più bassi vengono utilizzati come dati per migliorare nel trimestre successivo.
In LinkedIn gli OKR vengono utilizzati per rendere gli obiettivi realizzabili, e per creare un senso di urgenza volto alla realizzazione dei goals entro una timeline precisa. In questo modo, i dipendenti sono in grado di valutare le loro prestazioni e di organizzare meglio il lavoro.
Gli OKR vengono impostati trimestralmente per evitare cambiamenti costanti (ogni persona è chiamata ad individuarne 3-5). Gli obiettivi fissati sono ambiziosi, ma provare costantemente a raggiungerli influisce positivamente sull’umore e sulle emozioni dei dipendenti.
Anche Amazon fa leva sugli OKR: gli obiettivi stabiliti all’interno dell’azienda si focalizzano principalmente su ciò che non cambierà: introdurre una più ampia varietà economica di prodotti, da consegnare molto velocemente.
Gli OKR vengono stabiliti in cicli: settimanali, trimestrali e annuali. La performance review viene effettuata entro la fine del trimestre dai manager, attraverso riunioni di revisione che incoraggiano il miglioramento delle competenze e delle performance.
In Amazon, ci sono diversi team che lavorano su diversi progetti, utilizzando gli OKR per massimizzare la crescita. Prima di stabilire un risultato chiave, discutono se tutti gli aspetti della strategia sono fattibili e se dispongono dei dati necessari per portarla a termine. Se si tratta di un esperimento, eseguono prima un test pilota che coinvolge un piccolo gruppo. Prima che l’intera azienda venga coinvolta, gli OKR vengono dunque sperimentati su un numero ristretto di persone, così da risparmiare tempo, introducendo solo obiettivi e risultati provati e testati.
