Outsourcing per Executive Manager: come esternalizzare processi critici senza perdere il controllo
Il settore dell’outsourcing è in rapida crescita ed è sempre più indirizzato verso l’esternalizzazione di funzioni strategiche ed esecutive. Le percentuali sono elevate: sono, infatti, oltre il 68% le aziende che assumono Project Manager esterni, prevalentemente tramite contratti di outsourcing.
In questo modo, rivolgendosi a professionisti esterni, le organizzazioni accedono a competenze e tecnologie che potrebbero non essere presenti all’interno dell’azienda. Inoltre, delegando processi critici a partner esterni il team può concentrarsi meglio sulle proprie attività migliorando l’efficienza e la produttività nei settori più strategici.
Che cos’è l’outsourcing dei processi critici e quali sono i suoi vantaggi
Quando si avvia una nuova iniziativa imprenditoriale o si lancia un nuovo progetto, la carenza di risorse può essere un problema, soprattutto se si tratta di processi aziendali fondamentali. L’outsourcing dei processi aziendali svolge un ruolo significativo nella risoluzione di queste sfide. Tanto che, secondo le stime, entro il 2030 il suo mercato raggiungerà i 525 miliardi di dollari.
Questa pratica di affidare a fornitori di esterni lo svolgimento di attività e processi aziendali rappresenta una soluzione efficace che, oltre a migliorare l’efficienza operativa, consente di gestire al meglio il lavoro senza sacrificare la qualità, spesso con un risparmio significativo di risorse.
Risparmio sui costi
L’outsourcing dei processi aziendali critici consente alle organizzazioni di accedere a competenze e risorse specializzate a un costo inferiore rispetto alla costruzione e alla gestione di team interni, in quanto elimina la necessità di investimenti in infrastrutture, tecnologia, formazione e recruiting.
Maggiore flessibilità e scalabilità
Quando la domanda fluttua, i fornitori esterni possono adattare rapidamente le proprie risorse per rispondere ai cambiamenti, garantendo un’efficienza ottimale. Tale scalabilità aiuta le organizzazioni a evitare i costi e le complessità associati all’assunzione e alla formazione di nuovi dipendenti e alla riduzione del personale nei periodi di minor domanda.
Migliore gestione dei rischi
I provider che offrono servizi BPO spesso hanno conoscenze ed esperienze specifiche, che consentono loro di gestire in modo più efficace la conformità normativa, le minacce alla sicurezza, le fluttuazioni del mercato e altri rischi, implementando misure di sicurezza efficaci, piani di disaster recovery e meccanismi di controllo qualità per salvaguardare gli interessi dell’organizzazione.
Livelli di servizio migliori
I fornitori di servizi BPO sono tenuti, per contratto, a rispondere a specifiche regole in termini di qualità, prestazioni e deadline. Questo impegno contrattuale garantisce un livello di responsabilità più elevato, li spinge a soddisfare o superare le aspettative, e si traduce in una maggiore soddisfazione del cliente.
Crescita della quota di mercato
Esternalizzando i processi critici, le organizzazioni possono espandere la loro presenza sui mercati globali. Sfruttando le capacità dei fornitori di servizi offshore o nearshore, le imprese possono ottenere una più rapida penetrazione del mercato, fornire supporto con diversi fusi orari e migliorare conseguentemente il servizio clienti e la competitività.
Come mantenere il controllo sull’esternalizzazione dei processi critici
Per mantenere il controllo sull’esternalizzazione dei processi critici, gli Executive Manager devono mantenere un atteggiamento proattivo e strategico, implementando solidi piani di mitigazione del rischio.
Accordi contrattuali solidi
Sviluppare contratti dettagliati che delineino ruoli, responsabilità e aspettative di performance, definire chiaramente gli indicatori chiave di performance (KPI) e stabilire meccanismi per affrontare la non conformità, sono alcuni passaggi fondamentali.
Diversificazione del portafoglio dei fornitori
Per ridurre al minimo l’impatto di eventuali interruzioni, è bene evitare di dipendere troppo da un singolo fornitore. Diversificare i portafogli può aiutare a tenere sotto controllo i rischi e a creare una solidità complessiva.
Monitoraggio e valutazione continui
Gli Executive Manager sono tenuti a stabilire chiari indicatori di salute di un’azienda e a sviluppare meccanismi di monitoraggio continui per valutare le prestazioni dei fornitori. Attraverso una valutazione regolare, i potenziali rischi possono essere rilevati in tempo e gestiti di conseguenza.
Pianificazione di emergenza
Adottare misure decise per proteggersi dall’instabilità finanziaria e dai rischi geopolitici, nonché da qualsiasi rischio operativo, è un altro passaggio chiave.
Comunicazione aperta e collaborativa
Gli Executive Manager sono chiamati a sviluppare canali di comunicazione efficaci tra l’azienda e i fornitori, attraverso aggiornamenti regolari, feedback e sessioni di brainstorming.
Investimenti in cybersecurity e gestione del rischio
Per non perdere il controllo dei processi critici, infine, è necessario costruire difese di sicurezza informatica che impediscano violazioni dei dati e accessi non autorizzati, ma anche studiare una strategia di gestione del rischio adattiva che tenga conto dei rischi futuri.
In conclusione, l’outsourcing dei processi critici rappresenta un’opportunità strategica per gli Executive Manager che desiderano ottimizzare le risorse, mantenere l’agilità aziendale e crescere in un mercato sempre più competitivo. Per ottenere il massimo da questa pratica senza perdere il controllo, è fondamentale implementare una gestione rigorosa e proattiva, basata su accordi solidi, una comunicazione efficace e un costante monitoraggio delle prestazioni. In questo modo, l’outsourcing non solo diventa uno strumento per ridurre i costi, ma anche per garantire efficienza, sicurezza e innovazione continua.
