Cos’è il time management

Il time management è l’insieme di metodi, strumenti e comportamenti che consentono di pianificare, organizzare e utilizzare il tempo in modo efficace. L’obiettivo è dedicare le proprie energie alle attività che generano maggiore valore e contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi.

Quando si parla di gestione del tempo, si fa riferimento alla capacità di stabilire priorità, pianificare il lavoro, rispettare le scadenze e limitare le attività che riducono concentrazione e produttività. Le time management skill sono oggi considerate competenze trasversali fondamentali. Manager e professionisti devono infatti coordinare attività diverse, prendere decisioni rapide e bilanciare esigenze operative e strategiche. Una buona gestione del tempo contribuisce a migliorare organizzazione, efficacia decisionale e benessere professionale.

Perché il time management è importante nel lavoro

La gestione del tempo influenza direttamente la capacità di raggiungere obiettivi, rispettare le scadenze e mantenere elevati livelli di performance. Eppure, solo il 9% dei profili executive si dichiara molto soddisfatto di come utilizza il proprio tempo e solo il 52% ritiene che il tempo dedicato alle diverse attività sia realmente coerente con le priorità strategiche dell’organizzazione^[1].

Questo disallineamento incide sulla produttività complessiva. Nel 2023, in Italia, la produttività del lavoro è diminuita del 2,5% perché le ore lavorate sono cresciute più del valore aggiunto prodotto^[2]. Lavorare di più non significa necessariamente generare più valore, se tempo, attività e priorità non vengono gestiti in modo efficace.

Le migliori tecniche di time management

Per riuscire a pianificare correttamente il proprio tempo è necessario comprendere come viene impiegato durante la giornata lavorativa. Per questo motivo può essere utile utilizzare strumenti di monitoraggio del tempo e analizzare le attività svolte, così da identificare aree di miglioramento e possibili inefficienze.

Esistono diverse tecniche di time management e non esiste un metodo valido per tutti. La scelta dipende dal ruolo, dalle responsabilità e dal modo di lavorare di ciascuna persona.

La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è stata messa a punto alla fine degli anni ‘80 da Francesco Cirillo, consulente aziendale e coach, innovatore nei metodi di miglioramento dei processi produttivi. Metterla in pratica è molto semplice e richiede solamente un timer (il timer utilizzato da Francesco Cirillo era a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica).

Con la tecnica del pomodoro il lavoro viene organizzato in questo modo: per 25 minuti ci si dedica al task al 100% e senza alcun tipo di distrazioni, al suono del timer si fa una pausa di 5 minuti, per poi tornare a lavorare per altri 25 minuti, e così via. Ogni 4 pause (chiamate “pomodori”) ce ne si concede una più lunga, di 15/30 minuti. Fissare l’attenzione per un breve periodo di tempo e concedersi poi una pausa aiuta ad aumentare non solo la produttività, ma a diminuire il livello di stress nella gestione dei task.

Il metodo Eisenhower: la matrice di time management

Un altro metodo molto funzionale per ottimizzare il Time Management è il metodo Eisenhower. Il generale e presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower partì dal principio di Pareto, secondo cuil’80% dei risultati può essere raggiunto con il 20% del tempo investito. Tuttavia, nell’80% di tempo restante, le persone svolgono attività che portano solo al 20% dei risultati.

Eisenhower decise dunque di sviluppare un metodo di gestione del tempo basato su una matrice divisa in quattro quadrati, utile per capire immediatamente, a colpo d’occhio, il livello di urgenza e di importanza di un determinato task.

I quattro quadranti rappresentano infatti le attività:

• Importanti e urgenti(le attività da eseguire con priorità)
• Importanti e non urgenti(le attività che possono essere eseguite senza urgenza)
• Non importanti e urgenti(le attività che, se possibile, andrebbero delegate, così da poter essere svolte quanto prima, in quanto urgenti)
• Non importanti e non urgenti(le attività che, in mancanza di tempo, possono essere archiviate o che possono essere svolte solo dopo aver portato a termine tutte le altre)

Suddividere le attività in questi quadranti permette di organizzare il flusso di lavoro e di fare chiarezza sull’urgenza e l’importanza di ogni attività, perché come diceva proprio Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Il metodo POSEC

Un altro metodo di lavoro molto utile è il metodo POSEC (Prioritize Organizing Streamlining Economizing Contributing), modellato a partire dalla piramide di Abraham Maslow (o Gerarchia dei Bisogni di Maslow). Nel 1954, lo psicologo statunitense mise a punto un modello motivazionale dello sviluppo umano: una sorta di piramide dei bisogni, con bisogni fondamentali (che una volta risolti non si ripresentano) e bisogni sociali e relazionali. Il metodo POSEC consiste nel dare priorità alle azioni attraverso l’organizzazione, la razionalizzazione, il risparmio e la contribuzione.

In sostanza, bisogna:

• definire degli obiettivi intermedi
• organizzare le azioni da compiere
• razionalizzare quelle che non amiamo svolgere, ma che necessariamente devono essere eseguite
• risparmiare tempo sulle azioni non urgenti che ci piace svolgere, ma che potrebbero distrarci dall’obiettivo finale
• concentrarsi per portare a termine ogni task nei tempi prestabiliti e nel modo migliore possibile

Il Metodo ABC

Una tecnica di gestione del tempo semplice ed efficace è il Metodo ABC (o Analisi ABC), inventato da Alan Lakein (autore di una vera e propria “Bibbia” sulla gestione del tempo: How to Get Control of Your Time & Life).

Il Metodo ABC consiste nell’assegnare ad ogni attività una priorità. A equivale alla priorità massima, e va riservata alle attività molto importanti. B indica una priorità media, che interessa attività meno importanti. C riguarda le attività poco importanti, che possono essere svolte senza priorità o con una priorità minima.

Il Metodo Alpen

Un altro metodo che ragione per priorità è il metodo ALPEN (dal tedesco “Alpi”). Sviluppato dall’economista Lothar J. Seiwert, richiede solo cinque minuti.

ALPEN sta per:

• A (Aufgaben). La sera precedente, si crea una lista di attività da svolgere il giorno successivo
• L (Länge schätze). Per ciascuna attività bisogna stimare la durata, cercando di essere realistici
• P (Pufferzeiten einplanen). L’elemento caratterizzante del metodo ALPEN è la pianificazione di un tempo più elevato, poiché i ritardi sul lavoro sono inevitabili. Secondo Seiwert bisogna aggiungere il 20% al tempo di ogni attività, mentre un altro 20% della giornata deve essere riservato alle attività sociali (dalla pausa caffè alla chiacchiera con un collega). Una tattica vincente consiste nel pianificare il 60% della giornata, riservando il 40% agli imprevisti
• E (Entscheidungen treffen). Le attività vanno successivamente organizzate per priorità: urgenti, posticipabili, delegabili
• N (Nachkontrolle). Applicare una metodologia di gestione del tempo significa anche tenere traccia del lavoro svolto al termine della giornata, per vedere quanto le tempistiche siano state rispettate