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Published 3 Maggio 2024 - in Knowledge Center

Digital Onboarding: le sfide e come organizzarlo

Digital Onboarding: l’Onboarding, ma digitale

L’Onboarding è una parte fondamentale dell’esperienza dei dipendenti: con esso, l’azienda mantiene o disattende le promesse fatte in fase di Recruiting. Tuttavia, secondo un sondaggio condotto da Gallup, solamente il 12% dei dipendenti crede che la sua azienda faccia un buon lavoro di Onboarding. Un quadro, questo, ulteriormente complicato dal Remote Working: i lavoratori da remoto, non potendo essere inseriti di persona, devono poter sviluppare relazioni e apprendere le loro mansioni in un ambiente virtuale.

I vantaggi del Digital Onboarding

L’Onboarding tradizionale è un processo dispendioso in termini di tempo, poiché implica pratiche burocratiche e lunghe sessioni di formazione. Il Digital Onboarding, al contrario, automatizzando molte attività semplifica e velocizza il processo: le aziende possono salvare in un database file e sessioni di formazione, dando ai nuovi assunti gli accessi e consentendo loro di compilare e inviare documenti, accedere ai corsi formativi e comprendere sin da subito il loro ruolo.

Inoltre, il Digital Onboarding consente di risparmiare sui costi di stampa dei documenti, sull’organizzazione delle sessioni formative, e sul processo di inserimento in generale. Significativi in tal senso sono i dati forniti da Talmundo: in media, i professionisti delle risorse umane guadagnano 52.000 dollari l’anno (pari a 25 dollari l’ora). Una nuova assunzione richiede oltre 10 ore tra supporto amministrativo, creazione dei materiali di formazione, preparazione dei documenti e gestione delle domande dei neoassunti. Uno dei grandi vantaggi dell’Onboarding digitale è la capacità di automatizzare gran parte di questo processo, riducendo a tre le ore necessarie.

Inoltre è necessario considerare che, cominciare a lavorare in una nuova azienda, è sempre un momento delicato. Indipendentemente da quanto una persona conosca il suo ruolo e sia consapevole delle sue competenze, si tratta pur sempre di un nuovo ambiente, nuove dinamiche e nuove persone. Eliminare qualsiasi stress aggiuntivo o non necessario fin dall’inizio è dunque estremamente vantaggioso. L’Onboarding digitale, essendo più veloce e più intuitivo, raggiunge tale obiettivo e si traduce in un più elevato tasso di fidelizzazione. Secondo un sondaggio condotto dal Brandon Hall Group, infatti, le aziende con un forte e positivo processo di Onboarding migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%.

Infine, a beneficiare dell’Onboarding digitale non sono solo i dipendenti, ma anche il reparto HR. I responsabili delle Risorse Umane possono monitorare facilmente il coinvolgimento dei nuovi assunti e vedere chi ha o non ha completato le attività necessarie (secondo un rapporto americano, il 50% dei professionisti HR registra un elevato coinvolgimento dei dipendenti proprio grazie all’automazione del processo di Onboarding) .

Gli strumenti per un Digital Onboarding efficace (e le sfide di cui tenere conto)

Attualmente, i datori di lavoro e le Risorse Umane hanno a disposizione una vasta gamma di strumenti e opzioni per un’efficace esperienza di Onboarding.

Se le e-mail sono comunemente utilizzate per connettersi e coinvolgere i dipendenti durante il processo di assunzione e inserimento, le firme digitali e i software per la gestione dei documenti elettronici minimizzano la burocrazia, forniscono un repository elettronico per i file e semplificano i processi di approvazione. Per rispondere alle domande dei dipendenti è possibile impiegare i chatbot, le sessioni di formazione possono essere organizzate in videoconferenza, ed è possibile affidarsi a podcast, webcast e video per una molteplicità di scopi.

Infine, le HR possono fare affidamento su siti web interattivi, portali dei dipendenti e sondaggi automatizzati per migliorare la partecipazione alle attività formative da parte dei lavoratori, offrendo un’esperienza personalizzata e semplificando il meccanismo di feedback.

Tuttavia, il Digital Onboarding comporta anche alcune sfide.

I dipendenti, non potendo interagire di persona con il management e i colleghi, possono avvertire un senso di isolamento. Le HR, o il datore di lavoro, devono dunque farli sentire parte integrante del team, inviando loro messaggi tramite chat in-app o creando chat di gruppo in cui i neoassunti possono far domande e comunicare con il resto della squadra.

Inoltre, talvolta, specialmente se consistono in un mero invio di e-mail e documenti, gli Onboarding digitali possono risultare noiosi. Per mantenere elevato il tasso di coinvolgimento è dunque necessario incorporare nel processo elementi interattivi, come video, quiz, concorsi e giochi, assegnando punti o badge digitali per favorire la partecipazione attiva, motivare i talenti e impedire loro di annoiarsi.

Infine, i neoassunti possono sperimentare un sovraccarico di informazioni. Durante un processo di Onboarding ci sono documenti da esaminare e firmare, persone con cui parlare e compiti da comprendere. Uno dei modi migliori per contrastare il sovraccarico di informazioni è fornire la formazione di Onboarding digitale a piccoli step. Invece di concentrare molteplici informazioni in un singolo video, è meglio creare filmati da pochi minuti che il dipendente può guardare e rivedere al bisogno.

Comprendendo tali sfide e prevenendo le eventuali criticità dell’Onboarding Digitale, le aziende possono sfruttare tutti i vantaggi di tale strumento.