Gestione del tempo: come i manager possono massimizzare impatto ed efficienza

La gestione del tempo come una competenza manageriale

Con lo studio “Leadership in trasformazione: tra visione strategica e governo del cambiamento”, Wyser ha analizzato diversi aspetti della leadership contemporanea, tra questi anche la gestione del tempo dei manager. Dai risultati emerge che operatività e burocrazia continuano ad assorbire una quota rilevante del tempo lavorativo. Come cinque anni fa, anche oggi almeno un terzo (36%) dell’agenda dei manager è occupato da attività amministrative, burocratiche o gestionali. Questo dato evidenzia un chiaro disallineamento tra la realtà quotidiana e le aspettative dei leader stessi, che riconoscono come il contesto stia cambiando e come il ruolo manageriale debba evolvere di conseguenza. La maggior parte dei manager ritiene infatti che le dimensioni di guida, ispirazione e visione abbiano assunto un peso sempre più centrale rispetto a quelle operative. Eppure, nella pratica, il tempo e le energie restano in gran parte vincolati alla gestione ordinaria, come se l’evoluzione della leadership fosse ancora frenata dalle urgenze organizzative e dalla pressione del quotidiano.

In questo scenario, la gestione del tempo (o time management) non può che essere considerata come una competenza manageriale cruciale della leadership moderna, ma anche tra le più complesse da sviluppare. Chi risiede al vertice delle organizzazioni è chiamato a distinguere ciò che è realmente rilevante da ciò che è solo urgente e a proteggere il tempo dedicato alla riflessione e alla strategia.

Un segnale in questa direzione arriva anche da LinkedIn ^[1], che in un recente report globale, ha inserito proprio la gestione del tempo tra le soft skill più richieste dalle aziende e su cui investire maggiormente nei prossimi anni.

Perché è importante saper gestire il tempo?

Come sottolineava Peter Drucker, “non esiste decisione più importante della scelta di come usare il tempo”. La capacità di gestire efficacemente il proprio tempo è, come abbiamo detto, essenziale per dedicarsi alle decisioni strategiche, ma i benefici riguardano più di un aspetto: influenzano l’efficienza operativa, la qualità delle decisioni e il benessere, sia del manager sia del team.

Evidenze scientifiche rivelano che una riduzione del 10% delle attività marginali può tradursi in un incremento della produttività compreso tra il 7% e il 15% nelle organizzazioni knowledge-based ^[2]. E che, le interruzioni frequenti riducono la capacità di elaborazione profonda e aumentano del 20–40% il tempo necessario per completare un compito complesso ^[3]. Fenomeno che compromette l’efficienza operativa e la qualità delle decisioni strategiche.

Inoltre, secondo l’American Psychological Association, il multitasking può ridurre l’efficienza cognitiva fino al 40%, aumentando il numero di errori nelle funzioni esecutive, diminuendo la capacità di elaborare informazioni e mantenere criteri di giudizio coerenti nel tempo ^[4].

La gestione del tempo come leva per la cultura organizzativa

Il ruolo del manager, oltre a gestire sé stesso, è spesso quello di influenzare come viene gestito il tempo del team. Decidere come allocare le ore delle proprie persone significa tradurre in azione i valori aziendali: garantire che le ore dedicate al lavoro riflettano gli obiettivi strategici dell’organizzazione. In questo senso la gestione del tempo assume una valenza culturale: non è solo efficienza o produttività, ma una leva per allineare comportamenti, priorità e cultura organizzativa.

La gestione del tempo come leva di benessere

Una buona gestione del tempo ha un impatto diretto sulla riduzione dello stress. Pianificare e organizzare in modo consapevole le proprie attività aiuta a evitare il sovraccarico di compiti e la sensazione di essere sopraffatti, riducendo la pressione quotidiana. Allo stesso modo, contrastare la procrastinazione attraverso scadenze chiare e priorità definite permette di mantenere il focus e prevenire l’accumulo di tensione ^[5].

Un time management efficace favorisce anche un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata, consentendo di proteggere momenti di recupero, relazioni personali e spazi di rigenerazione.

La gestione del tempo come leva di attraction

Ma c’è un ulteriore effetto di lungo periodo: la capacità di gestire bene il tempo diventa un fattore chiave di attraction e retention. I professionisti più qualificati valutano sempre più l’organizzazione anche sulla base della qualità del tempo lavorativo, dell’equilibrio tra intensità e sostenibilità e della possibilità di concentrare le proprie energie su attività a reale valore aggiunto.

Secondo un recente report di Microsoft Work Trend Index ^[6], oltre il 70% dei lavoratori dichiara che la possibilità di gestire in modo autonomo e sostenibile il proprio tempo è tra i principali criteri nella scelta di un datore di lavoro. Inoltre, aziende che promuovono pratiche di time management efficaci registrano fino al 23% in più di engagement e una riduzione del 25% del turnover ^[7].

Best practice per una gestione del tempo efficace

Per manager e executive, gestire il tempo con intenzione significa combinare un mindset chiaro con strumenti operativi efficaci, così da massimizzare impatto e produttività.

Mindset strategico

• Focalizzarsi sull’essenziale: accettare che il tempo è una risorsa limitata e non è possibili occuparsi di tutto, nonostante ottime capacità organizzative. Concentrare le energie sulle attività che generano valore a lungo termine, come definire la visione, sviluppare il team e costruire relazioni chiave con stakeholder.
• Prendere decisioni coraggiose: identificare le priorità che realmente spostano l’ago della bilancia ed eliminare attività, progetti o rituali che non contribuiscono agli obiettivi principali, comunicando queste scelte al team perché la trasparenza rafforza la leadership e aumenta la consapevolezza delle persone.
• Valorizzare il tempo di relazione: dare priorità alla qualità delle interazioni con il team e gli stakeholder, ascoltando attivamente, chiarendo malintesi e riconoscendo i contributi, perché la fiducia e l’engagement generano risultati concreti.
• Riconoscere il privilegio del tempo e guidare con empatia: rispettare il tempo altrui evitando riunioni superflue o richieste last-minute; un manager che gestisce bene il proprio tempo libera spazio anche agli altri e costruisce una cultura di responsabilità condivisa ^[8].

Azioni operative quotidiane

• Bloccare il tempo per il deep work: usare il time blocking per dedicare blocchi temporali a compiti cognitivamente intensi, isolandoli da meeting, e-mail o altre interruzioni. È dimostrato che questa tecnica incrementa la produttività individuale del 12–18% ^[9].
• Mettere delle priorità: la matrice di Eisenhower rappresenta uno strumento essenziale per classificare le attività in quattro quadranti: critiche e urgenti, strategiche ma non urgenti, reattive e marginali. Tuttavia, il valore della matrice va ben oltre la semplice classificazione: la sua applicazione consapevole permette ai manager di valorizzare il proprio tempo, migliorando la coerenza e l’allineamento strategico e favorendo lo sviluppo di team più autonomi.
• Delegare con autonomia e responsabilità: trasferire compiti insieme alla discrezionalità decisionale, definendo obiettivi chiari e margini operativi. Questo approccio richiede un investimento iniziale in formazione, allineamento e comunicazione, ma genera benefici duraturi: il manager libera tempo, mentre le persone del team sviluppano competenze, fiducia e autonomia, favorendo crescita professionale e motivazione. In questo modo la delega diventa anche uno strumento di sviluppo organizzativo.
• Ottimizzare le riunioni: favorire incontri brevi e focalizzati (15–20 minuti), con pochi partecipanti, ordine del giorno chiaro e preparazione anticipata, massimizzando decisioni e produttività senza sacrificare il tempo individuale ^[10].
• Automatizzare processi ripetitivi: ridurre il carico cognitivo e operativo con automazione di workflow, reportistica e attività ricorrenti, aumentando le risorse disponibili per innovazione e pianificazione strategica. Oggi infatti lo sviluppo tecnologico, come vedremo meglio nel prossimo paragrafo, rappresenta un valido alleato per i manager.

La tecnologia a supporto del time management

• Automazione dei processi ripetitivi: le piattaforme di automazione (come Zapier o Power Automate) riducono drasticamente il tempo dedicato a task amministrativi e operativi, ad esempio reportistica, approvazioni o aggiornamenti di stato.
• Pianificazione e priorità digitali: strumenti di task management come Asana, Todoist o Notion consentono di visualizzare le priorità secondo la matrice urgenza/importanza, monitorare i progressi e mantenere allineato il team sugli obiettivi condivisi.
• Riunioni più efficaci e brevi: le piattaforme di collaborazione (Microsoft Teams, Zoom, Slack) integrate con tool di meeting management aiutano a preparare l’ordine del giorno, tenere traccia delle decisioni e ridurre la durata degli incontri, migliorando la produttività collettiva.
• Monitoraggio e consapevolezza del tempo: soluzioni come RescueTime, Toggl o Timely forniscono dati concreti sull’uso del tempo e aiutano a individuare sprechi o pattern di distrazione, favorendo una gestione più intenzionale delle energie cognitive.

Inoltre, nell’era dell’intelligenza artificiale strumenti di AI generativa, come ChatGPT, Gemini o Copilot, stanno trasformando la gestione del tempo ^[11].

• Pianificazione intelligente: assistenti basati su AI, come Sunsama o i calendari intelligenti di Google, suggeriscono routine giornaliere, bloccano tempo per il lavoro profondo e aiutano a ridurre le riunioni superflue, ottimizzando l’uso dell’agenda.
• Automazione delle attività di basso valore: sistemi come Zapier o le funzioni di automazione e-mail filtrano messaggi, impostano promemoria e sincronizzano attività.
• Gestione del carico di lavoro: piattaforme come TimeHero o ChatGPT possono analizzare priorità, scadenze e complessità dei progetti, suggerendo dove indirizzare tempo ed energie per massimizzare i risultati e ridurre l’affaticamento decisionale.

Conclusione: errori da evitare

La gestione del tempo è oggi una competenza strategica fondamentale per manager ed executive, con impatti diretti sull’efficienza operativa, sulla qualità delle decisioni, sul benessere individuale e sulla cultura organizzativa. Gli strumenti, le tecniche e le tecnologie illustrate offrono indicazioni concrete per proteggere il tempo dedicato alle attività strategiche e massimizzare l’impatto del lavoro quotidiano.

Allo stesso tempo, come emerso in questo articolo, esistono errori ricorrenti che rischiano di vanificare questi sforzi. Sovraccaricarsi di attività urgenti o marginali riduce la capacità di pensare strategicamente e limita lo spazio per iniziative a lungo termine. Il multitasking e le interruzioni costanti frammentano le energie, diminuiscono produttività e qualità decisionale, e aumentano stress e rischi di errore. Delegare senza conferire autonomia e margini decisionali ostacola la crescita del team e continua a sottrarre tempo prezioso al manager. Infine, sottovalutare il potenziale della tecnologia, dall’automazione dei processi all’intelligenza artificiale, significa rinunciare a opportunità concrete di alleggerire il carico operativo e liberare risorse per decisioni ad alto impatto.