Cos’è il Procurement Management e perché è importante

Traducibile in italiano con “gestione degli approvvigionamenti”, il Procurement Management è un’attività chiave all’interno dell’organizzazione. Garantisce infatti che tutti i materiali, i prodotti, i beni e i servizi siano acquisiti correttamente, affinché i vari processi vengano svolti con efficienza e abbiano un impatto positivo sui profitti.

Il Procurement Management include dunque diverse fasi (pianificazione degli acquisti, selezione dei fornitori, negoziazione dei contratti, approvazione degli ordini, ricezione delle merci, gestione dei pagamenti) e ha come obiettivo l’ottenimento di prodotti e servizi al miglior rapporto qualità-prezzo, nel rispetto dei tempi e degli standard di qualità.

Grazie a una corretta gestione degli approvvigionamenti, l’azienda può ottenere le risorse necessarie a svolgere le sue attività in modo efficiente ed efficace. Da qui, l’importanza strategica del Procurement Management.

Che cos’è il Procurement Management e perché genera valore

Il Procurement Management comprende tutti i compiti e le attività intraprese per pianificare, negoziare, procurare e quindi acquistare i beni e i servizi di cui l’azienda ha bisogno per operare.

Sebbene alcune aziende continuino a vederlo come un costo, è in realtà l’attività che più di tutte genera valore. Prendendo in esame un’azienda manifatturiera, in cui gli acquisti pesano per oltre la metà del fatturato, un risparmio dell’1% su di essi si traduce in un incremento del margine operativo lordo pari a 5 milioni di euro. Per ottenere lo stesso incremento, bisognerebbe aumentare il fatturato di 15 milioni di euro.

Inoltre, un efficace sistema di gestione degli approvvigionamenti aiuta a costruire relazioni solide con i fornitori, e porta dunque a una comunicazione più efficace, tempi di consegna più rapidi e condizioni migliori. Non solo: l’automazione del Procurement Management permette di migliorare la produttività e l’efficienza per risparmiare tempo e denaro, consentendo così di impiegare le risorse risparmiate nella crescita aziendale e nel miglioramento del servizio clienti. Infine, la corretta gestione degli approvvigionamenti aiuta il processo decisionale fornendo in tempo reale approfondimenti e dati, che possono essere usati dalle organizzazioni per prendere decisioni più informate sulle loro strategie di acquisto.

Gli step del Procurement Management

Gestire l’approvvigionamento di prodotti, materiali, beni e servizi in modo efficace significa stabilire e seguire diverse fasi durante l’intero ciclo di vita dell’approvvigionamento:

pianificazione: l’azienda stabilisce la necessità del prodotto o del servizio e decide quando e come ordinarlo;
identificazione dei fornitori, con l’obiettivo di individuare la miglior soluzione per rapporto qualità/prezzo;
negoziazione e contrattazione del prezzo e delle condizioni di fornitura;
effettuazione dell’ordine d’acquisto;
ricezione dell’ordine;
pagamento della fattura;
conservazione dei documenti.

I trend di oggi e di domani

Nel corso del tempo, specialmente grazie al processo di digitalizzazione in atto, il Procurement Management è cambiato: il 2023 è stato un ottimo anno per l’adozione di nuove tecnologie e strumenti che potenziano il Procurement con analisi avanzate. Laddove un tempo c’erano i fogli di calcolo oggi ci sono soluzioni automatizzate che sfruttano i dati della Supply Chain e li trasformano in informazioni preziose, con l’obiettivo di ottenere una migliore previsione della domanda e dell’offerta, una gestione più accurata dell’inventario e rapporti più stretti con i fornitori.

Nel 2024, la digitalizzazione avrà un ruolo ancor più importante. Secondo un report di Future Management Insights, il mercato dei Procurement software toccherà quota 19,50 miliardi da qui a dieci anni. Mentre, nell’ultimo rapporto di Amazon Business in tema Procurement, il 98% degli intervistati ha affermato di voler investire in strumenti di analisi e insight, automazione e intelligenza artificiale per le operazioni di approvvigionamento.

Un altro trend riguarda l’evoluzione della figura del Chief Procurement Officer, il professionista responsabile della gestione degli acquisti all’interno di un’organizzazione. Il suo ruolo, grazie all’automazione dei processi e all’impiego della tecnologia e dell’intelligenza artificiale, sarà maggiormente orientato alla costruzione di partnership solide con i fornitori.

Tuttavia, secondo un sondaggio condotto da Gartner nel giugno 2023, solo il 14% dei Procurement Manager pensa di avere in azienda talenti adeguati per soddisfare l’evoluzione della gestione degli approvvigionamenti. Un dato, questo, che apre a nuove sfide: la necessità di individuare e/o formare talenti capaci di comprendere e di padroneggiare il “nuovo” Procurement, così da preservare la competitività aziendale e da apportare reali benefici all’organizzazione.

Non solo: grazie alla digitalizzazione e all’automazione dei processi transazionali, anche il ruolo del Procurement Manager è destinato a cambiare. E, per rivestire tale mansione, sarà necessario avere nuove skill.

I Procurement Manager dovranno in primis aggiornare le loro competenze in merito alle nuove tecnologie: ciò implica non solo la padronanza tecnica di strumenti quali l’Intelligenza Artificiale, i Big Data, la Blockchain o la Robotic Process Automation, ma anche il pensiero computazionale per interagire con dispositivi intelligenti e la capacità di interpretare accuratamente le informazioni che essi restituiscono.

Secondo un recente sondaggio condotto da Deloitte, però, più della metà dei professionisti degli approvvigionamenti ritiene di non possedere competenze digitali, e il 43% ha citato specificamente la necessità di una formazione in materia di analisi dati. Formazione che si rende indispensabile, considerando il ruolo che i dati hanno e che continueranno ad avere. È infatti proprio grazie ad essi, che le aziende possono prendere le giuste decisioni d’acquisto.

In futuro, inoltre, il Procurement Manager dovrà identificare e interpretare i giusti KPI per valutare il contributo del suo team alla creazione del valore aziendale. Sempre secondo il rapporto di Deloitte, i dipartimenti di procurement più efficienti e agili monitorano un elevato numero di KPI quali:

riduzione e/o eliminazione dei costi;
obiettivi di sostenibilità;
rischi e compliance;
performance dei fornitori (velocità di consegna, grado di innovazione, qualità del servizio);
miglioramenti del flusso di cassa;
soddisfazione degli stakeholder interni;
efficienza del lavoro (es. costi operativi, ridimensionamento, ecc.);
capacità di innovazione;
velocità di commercializzazione;
aumento dei ricavi.

Tali indicatori possono essere utilizzati per dimostrare le performance del Procurement e il suo contributo allo sviluppo del business e alla creazione di valore per l’organizzazione.

Il Procurement del futuro

Tra il 2020 e il 2023, il mondo è cambiato: ci sono state interruzioni delle catene di approvvigionamento, tensioni geopolitiche, progressi tecnologici, mutate esigenze dei consumatori, nuovi impegni di sostenibilità. Una nuova era economica, caratterizzata da volatilità, catene di fornitura regionalizzate, predominanza dell’intelligenza artificiale e scarsità di talenti è cominciata. Per avere successo in tale contesto, dunque, le aziende sono chiamate a incorporare agilità, tecnologia e innovazione in ogni aspetto della catena di valore.

Guardando al Procurement, è fondamentale che le organizzazioni cambino ciò che acquistano, che si tratti di materie prime in linea con i nuovi standard ambientali o di talenti analitici in grado di identificare ciò che i consumatori apprezzano di più.

Sono quattro i grandi trend dell’approvvigionamento:

un mondo sempre più multipolare che sfida l’interconnessione delle catene del valore globali: i leader del Procurement non sono chiamati solo per migliorare i costi, ma devono essere resilienti e aiutare le imprese ad adattarsi alle condizioni mutevoli del mercato;
i progressi nell’ambito dell’Intelligenza Artificiale e del Machine Learning, che permettono di estrarre rapidamente informazioni approfondite da dati precedentemente non strutturati;
i cambiamenti demografici, tra cui la contrazione della forza lavoro e l’aumento del divario di competenze, che intensificano la concorrenza per i talenti digitali. Il compito dei dipartimenti di Procurement è quello di attrarre e trattenere candidati con le capacità analitiche e la competenza sui dati oggi richieste;
la transizione verso un’energia a basse emissioni di carbonio, in cui l’approvvigionamento può assumere un ruolo guida.