Business Process Reengineering: le politiche di organizzazione del lavoro
Il Business Process Reengineering (BPR) è una metodologia di gestione aziendale che mira a migliorare in modo sostanziale le prestazioni dell’azienda attraverso la revisione e il ripensamento radicale dei suoi processi.
Riprogettando radicalmente i processi, grazie anche all’impiego di tecnologie all’avanguardia, il BPR consente di ottenere miglioramenti significativi in termini di produttività, qualità e soddisfazione di dipendenti e clienti.
La sua efficacia è tale che, secondo il report Business Process Reengineering Market, il mercato globale del Business Process Reengineering crescerà a un ritmo considerevole tra il 2023 e il 2030. A trainare la crescita saranno grandi imprese e PMI, specialmente del settore dei servizi e dei software, localizzate in Nord America (Stati Uniti, Canada e Messico), Europa (Germania, Regno Unito, Francia, Italia), Russia e Turchia.
Ma come funziona il BPR e quali sono i suoi benefici?
La nascita di una metodologia
Il Business Process Reengineering è nato nei primi Anni ’90 come approccio di gestione mirato a riprogettare radicalmente le operazioni aziendali per ottenere una vera e propria trasformazione.
La metodologia ha acquisito importanza con la pubblicazione, nel 1993, del libro Reengineering the Corporation di Michael Hammer e James Champy. ll primo, ingegnere, autore di testi sul Management e professore di informatica al Massachusetts Institute of Technology, è spesso accreditato come una delle figure fondatrici del BPR. Un altro libro determinante per l’affermazione del BPR è stato Process Innovation di Thomas Davenportn cui l’autore racconta l’importanza dell’innovazione e di un approccio sistematico all’identificazione di opportunità di miglioramento all’interno dei processi aziendali.
Una delle prime aziende ad adottare il BPR è stata la Ford Motor Company. Il suo reparto contabilità, che contava 500 dipendenti, era responsabile dell’elaborazione delle fatture di migliaia di fornitori in tutto il mondo. Il processo prevedeva più passaggi e ogni passaggio richiedeva personale, sistemi e documenti diversi, con conseguenti ritardi, errori e costi elevati. In media ci volevano nove dipendenti per elaborare una fattura, per un costo finale di 120 dollari. Grazie all’adozione del BPR, il numero di passaggi è stato ridotto a tre, il numero di documenti necessari a uno e il costo per fattura è sceso a 30 dollari, con un aumento dell’efficienza pari al 75%.
Tuttavia, mentre guadagnava attenzione nel mondo degli affari, il Business Process Reengineering ha dovuto affrontare anche critiche e scetticismi. Il motivo? La sua enfasi su una forza lavoro snella può trascurare i fattori umani coinvolti nel cambiamento organizzativo. Inoltre, l’associazione con concetti impopolari negli anni Novanta come il downsizing e l’esternalizzazione non era vista di buon occhio.
Nonostante le critiche, il BPR ha continuato però ad evolversi, incorporando nuovi metodi e tecnologie per revisionare e migliorare le operazioni aziendali e, oggi, il BPR resta un approccio rilevante e influente per guidare l’innovazione e le prestazioni organizzative.
Gli step del Business Process Reengineering
Ogni BPR di successo comincia con la definizione chiara degli obiettivi da parte del Management e del Process Owner: è necessario stabilire cosa si intende ottenere da tale metodologia, che si tratti di un’accelerazione dei tempi di consegna o di una maggior soddisfazione del cliente.
Successivamente, l’azienda è chiamata a mappare lo stato attuale dei processi, raccogliendo dati e intervistando gli stakeholder sui flussi di lavoro esistenti per determinare inefficienze, colli di bottiglia e aree di miglioramento. Una volta compreso lo stato attuale, si possono individuare i gap tra le prestazioni attuali e i risultati desiderati, impostando indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare i progressi e per identificare le opportunità di miglioramento.
Sulla base dell’analisi, l’azienda sviluppa uno stato futuro per i processi aziendali che sia in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione, affronti le lacune identificate e incorpori soluzioni innovative, assegnando specifici KPI per ogni fase. Tutti gli stakeholders devono essere informati e allineati coi nuovi processi, affinché le modifiche abbiano successo. Infine, i KPI devono essere costantemente monitorati per valutare l’impatto delle modifiche rispetto ai flussi di lavoro originali.
I vantaggi del Business Process Reengineering
Il Business Process Reengineering offre alle aziende l’opportunità di ottenere notevoli miglioramenti in termini di prestazioni, competitività e redditività. E, il miglioramento dell’efficienza, della gestione della qualità e della soddisfazione del cliente si traduce in vantaggio competitivo. Standardizzando i processi, applicando le best practice e integrando efficaci controlli, le aziende possono infatti offrire alla clientela prodotti e servizi di qualità superiore, col conseguente aumento del tasso di soddisfazione e fedeltà.
Inoltre, il BPR aiuta le organizzazioni ad accelerare il time-to-market per nuovi prodotti e servizi semplificando i processi di sviluppo, produzione e consegna, il che consente di rispondere più rapidamente alla domanda del mercato, andando al contempo a ridurre i costi mediante l’eliminazione di passaggi non necessari.
Infine, tale strategia permette alle organizzazioni di allineare i processi con gli obiettivi strategici e aziendali. Ripensando al modo in cui viene svolto il lavoro e concentrandosi sulle attività che aggiungono valore, le aziende possono allocare le risorse in modo efficace così da supportare le loro priorità.
Il BPR del futuro
Il BPR aiuta le aziende ad adattarsi rapidamente alle mutevoli condizioni di mercato, praticando una cultura di miglioramento continuo. Però, per sfruttarne i benefici, è necessario conoscere i trend del prossimo futuro.
Una delle tendenze chiave nel BPR è l’adozione di principi e metodi agili per pianificare, eseguire e valutare i cambiamenti di processo. L’Agile BPR pone l’accento su approcci iterativi, incrementali e collaborativi che permettono di ottenere feedback immediati e un miglioramento rapido. Un’altra tendenza importante è l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali per migliorare e automatizzare i processi aziendali. Il BPR digitale sfrutta il potenziale di dati, analisi, intelligenza artificiale, cloud computing, Internet of Things, blockchain e altre tecnologie emergenti per ottimizzare, semplificare e innovare la progettazione e l’esecuzione dei processi, andando a creare più valore per i clienti e migliorando la velocità, l’accuratezza, la qualità e l’affidabilità aziendale.
Al fianco della tecnologia, si fa sempre più strada l’idea di un BPR incentrato sull’uomo. Poiché il successo di qualsiasi miglioramento dipende in larga misura dalle persone coinvolte, le esigenze, le aspettative e le esperienze di clienti e dipendenti devono essere tenute in considerazione. Ed è fondamentale che le aziende comunichino con la forza lavoro e la formino a dovere, in modo che possa comprendere, accettare e supportare il cambiamento.
Infine, un’importanza crescente la riveste il BPR sostenibile, che tiene in considerazione le implicazioni ambientali, sociali ed etiche del cambiamento di processo, e che mira ad allineare i processi aziendali con i principi di sostenibilità e responsabilità sociale d’impresa. Il BPR sostenibile cerca dunque di minimizzare gli impatti negativi e di massimizzare gli impatti positivi che il cambiamento ha sulle risorse naturali, sulla società e sulle generazioni future, andando a creare un vantaggio competitivo e una reputazione positiva per l’azienda.
