Time Management: pianificare, ottimizzare e gestire il tempo

La gestione del tempo e la sua pianificazione rappresentano uno dei punti “dolenti” nel mondo del lavoro. Questo non soltanto perché, a volte, le deadline sono ristrette, ma anche perché, in alcuni casi, non si riesce a mantenere un determinato ordine nel modus operandi, in senso teorico o strettamente pratico.

Proprio per questo è fondamentale organizzarsi, iniziare e portare a termine un task, farlo nel modo migliore possibile e, soprattutto, evitare perdite di tempo.

Qui entra in gioco il concetto di Time Management, ovvero il processo di gestione e controllo del tempo, l’insieme delle tecniche che permettono a ciascun professionista di ottimizzare le attività aziendali e di raggiungere gli obiettivi prefissati nel modo migliore e nel minor tempo possibile. Grazie al Time Management è possibile definire quali siano le priorità e fare il massimo affinché si riescano a raggiungere gli obiettivi prefissati nei tempi prestabiliti. Grazie alla corretta gestione del tempo, quindi, è possibile aumentare efficacia, efficienza e produttività.

La corretta gestione del tempo e gli strumenti a disposizione del Time Management

Per riuscire a pianificare correttamente il proprio tempo è necessario capire come quel tempo viene impiegato, sia nello svolgere un task semplice, che uno più complesso. Per farlo si possono utilizzare dei programmi che permettono di tracciare il tempo, così da procedere poi con un’organizzazione della propria giornata (o settimana) lavorativa più dettagliata.

Esistono diversi modi in cui si può mettere in pratica il concetto di Time Management, così da raggiungere gli obiettivi nei tempi prestabiliti e nel modo migliore possibile. Una delle tattiche di gestione del tempo è quella di redigere una lista di task da eseguire in un preciso ordine, così da avere tutto sotto controllo e riuscire a raggiungere l’obiettivo finale rispettando i tempi. Le tecniche di Time Management sono diverse: l’importante è capire quale si adatta più delle altre al nostro modo di lavorare. Vediamone insieme alcune.

La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è stata messa a punto alla fine degli anni ‘80 da Francesco Cirillo, consulente aziendale e coach, innovatore nei metodi di miglioramento dei processi produttivi. Metterla in pratica è molto semplice e richiede solamente un timer (il timer utilizzato da Francesco Cirillo era a forma di pomodoro, da qui il nome della tecnica).

Con la tecnica del pomodoro il lavoro viene organizzato in questo modo: per 25 minuti ci si dedica al task al 100% e senza alcun tipo di distrazioni, al suono del timer si fa una pausa di 5 minuti, per poi tornare a lavorare per altri 25 minuti, e così via. Ogni 4 pause (chiamate “pomodori”) ce ne si concede una più lunga, di 15/30 minuti. Fissare l’attenzione per un breve periodo di tempo e concedersi poi una pausa aiuta ad aumentare non solo la produttività, ma a diminuire il livello di stress nella gestione dei task.

Il metodo Eisenhower

Un altro metodo molto funzionale per ottimizzare il Time Management è il metodo Eisenhower. Il generale e presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower partì dal principio di Pareto, secondo cuil’80% dei risultati può essere raggiunto con il 20% del tempo investito. Tuttavia, nell’80% di tempo restante, le persone svolgono attività che portano solo al 20% dei risultati.

Eisenhower decise dunque di sviluppare un metodo di gestione del tempo basato su una matrice divisa in quattro quadrati, utile per capire immediatamente, a colpo d’occhio, il livello di urgenza e di importanza di un determinato task.

I quattro quadranti rappresentano infatti le attività:

importanti e urgenti (le attività da eseguire con priorità);
importanti e non urgenti (le attività che possono essere eseguite senza urgenza);
non importanti e urgenti (le attività che, se possibile, andrebbero delegate, così da poter essere svolte quanto prima, in quanto urgenti);
non importanti e non urgenti (le attività che, in mancanza di tempo, possono essere archiviate o che possono essere svolte solo dopo aver portato a termine tutte le altre).

Suddividere le attività in questi quadranti permette di organizzare il flusso di lavoro e di fare chiarezza sull’urgenza e l’importanza di ogni attività, perché come diceva proprio Eisenhower: “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Il metodo POSEC

Un altro metodo di lavoro molto utile è il metodo POSEC (Prioritize Organizing Streamlining Economizing Contributing), modellato a partire dalla piramide di Abraham Maslow (o Gerarchia dei Bisogni di Maslow). Nel 1954, lo psicologo statunitense mise a punto un modello motivazionale dello sviluppo umano: una sorta di piramide dei bisogni, con bisogni fondamentali (che una volta risolti non si ripresentano) e bisogni sociali e relazionali. Il metodo POSEC consiste nel dare priorità alle azioni attraverso l’organizzazione, la razionalizzazione, il risparmio e la contribuzione.

In sostanza, bisogna:

definire degli obiettivi intermedi;
organizzare le azioni da compiere;
razionalizzare quelle che non amiamo svolgere, ma che necessariamente devono essere eseguite;
risparmiare tempo sulle azioni non urgenti che ci piace svolgere, ma che potrebbero distrarci dall’obiettivo finale;
concentrarsi per portare a termine ogni task nei tempi prestabiliti e nel modo migliore possibile.

Il Metodo ABC

Una tecnica di gestione del tempo semplice ed efficace è il Metodo ABC (o Analisi ABC), inventato da Alan Lakein (autore di una vera e propria “Bibbia” sulla gestione del tempo: How to Get Control of Your Time & Life).

Il Metodo ABC consiste nell’assegnare ad ogni attività una priorità. A equivale alla priorità massima, e va riservata alle attività molto importanti. B indica una priorità media, che interessa attività meno importanti. C riguarda le attività poco importanti, che possono essere svolte senza priorità o con una priorità minima.

Il Metodo Alpen

Un altro metodo che ragione per priorità è il metodo ALPEN (dal tedesco “Alpi”). Sviluppato dall’economista Lothar J. Seiwert, richiede solo cinque minuti.

ALPEN sta per:

A (Aufgaben). La sera precedente, si crea una lista di attività da svolgere il giorno successivo:
L (Länge schätze). Per ciascuna attività bisogna stimare la durata, cercando di essere realistici;
P (Pufferzeiten einplanen). L’elemento caratterizzante del metodo ALPEN è la pianificazione di un tempo più elevato, poiché i ritardi sul lavoro sono inevitabili. Secondo Seiwert bisogna aggiungere il 20% al tempo di ogni attività, mentre un altro 20% della giornata deve essere riservato alle attività sociali (dalla pausa caffè alla chiacchiera con un collega). Una tattica vincente consiste nel pianificare il 60% della giornata, riservando il 40% agli imprevisti;
E (Entscheidungen treffen). Le attività vanno successivamente organizzate per priorità: urgenti, posticipabili, delegabili;
N (Nachkontrolle). Applicare una metodologia di gestione del tempo significa anche tenere traccia del lavoro svolto al termine della giornata, per vedere quanto le tempistiche siano state rispettate.