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Published 17 Marzo 2023 - in Knowledge Center

7 consigli su come organizzare un meeting aziendale efficace

7 consigli su come organizzare un meeting aziendale efficace

A dispetto di ciò che si crede, organizzare un meeting aziendale efficace può nascondere qualche difficoltà. Se la riunione non viene adeguatamente pianificata, infatti, può rivelarsi una perdita di tempo.

Ecco perché, quando si progettano meeting aziendali, bisogna in primis rispondere ad alcune domande:

  • C’è davvero bisogno di un meeting? Talvolta può essere sufficiente o consigliabile utilizzare un altro mezzo di comunicazione. I meeting andrebbero evitati quando non c’è tempo per prepararli, quando l’ordine del giorno è molto breve e può essere trattato via e-mail, o quando riguardano una questione delicata che sarebbe meglio affrontare con la sola persona coinvolta;
  • Chi deve essere presente? Affinché una riunione sia produttiva, è necessario che vi partecipino solo le persone direttamente influenzate dall’ordine del giorno: i decision makers, i dipendenti che conoscono l’argomento e quelli che – per proseguire nel loro lavoro – hanno bisogno di conoscere cosa viene detto durante il meeting;
  • Di quanto tempo si necessita? È davvero necessario prendersi qualche ora in una sala riunioni? Il tempo è prezioso, soprattutto sul lavoro: per questo motivo i meeting più lunghi devono essere pianificati con largo anticipo.

Come si organizza un meeting aziendale efficace: consigli pratici

Esistono alcuni consigli pratici che è possibile seguire per organizzare un meeting aziendale efficace.

1. Comunica lo scopo della riunione

È importante che tutti sappiano perché sono stati chiamati a partecipare al meeting. Che si tratti di un aggiornamento, di un processo decisionale, della necessità di risolvere un problema o di un’attività di team building, è essenziale che lo scopo dell’incontro sia chiaro. Solo una volta stabilito, è possibile cominciare a pianificare la riunione.

2. Invita le persone giuste

Per un meeting efficace, è necessario invitare solo chi è in grado di fornire spunti preziosi e/o di prendere decisioni. Se nelle riunioni di brainstorming o di team building è utile la partecipazione di un gruppo numeroso, nelle riunioni a scopo decisionale o di problem solving è consigliabile coinvolgere un numero ridotto di partecipanti.

3. Invia ai partecipanti un’agenda dettagliata

Chi è chiamato a partecipare a un meeting deve prepararsi per tempo. Per farlo, ha bisogno di ricevere un’agenda dettagliata dei punti che verranno discussi durante la riunione. L’ideale sarebbe utilizzare un software di libero accesso, che permetta agli organizzatori di comunicare con gli invitati, e agli invitati al meeting di mettere in agenda ulteriori punti da sviluppare o da chiarire. 

4. Preparare lo spazio

Lo spazio scelto per il meeting deve essere adeguato e ben preparato. Deve esserci posto per tutti e le strumentazioni devono funzionare a dovere. È dunque consigliabile controllare che computer, proiettore e puntatore, o gli altri strumenti necessari, non siano rotti o malfunzionanti.

5. Assegna i ruoli ai partecipanti

L’assegnazione di ruoli ai partecipanti è un piccolo trucco per un meeting aziendale di successo.

Il facilitatore è chiamato a guidare la discussione, assicurandosi che tutti gli aspetti della questione vengano sollevati: deve dunque essere una persona con doti di leadership e un atteggiamento neutrale. Il recorder o trascrittore deve prendere nota dei punti chiave e trascrivere gli appunti, il timekeeper o custode del tempo deve facilitare l’efficiente svolgimento del meeting evitando le distrazioni. Tutti gli altri avranno il ruolo dei partecipanti.

6. Sii puntuale e non eccedere con la durata

Le riunioni devono cominciare all’ora stabilita, indipendentemente dal fatto che le persone abbiano effettuato l’accesso o si siano presentate.

La durata ideale di un meeting non eccede le due ore. In caso servisse più tempo, è necessario prevedere uno o più coffee break.

7. Invia un riepilogo della riunione o un’e-mail di follow-up

L’ultimo passaggio nell’organizzazione di un meeting aziendale di successo consiste nell’inviare un riepilogo a tutti i partecipanti, per condividere le informazioni emerse durante la riunione. Tale azione “fissa” i punti cruciali del meeting, ricorda al team responsabilità e obiettivi e promuove un atteggiamento orientato al risultato.